Mettez-vous toutes les chances de votre côté dans la création et la promotion de vos évènements sur le web ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Combien coûte un site web événementiel ? Quel est votre objectif marketing global ? Calculez-vous votre retour sur investissement après chacun de vos évènements ?
Que ce soit pour une réception, un congrès, un salon, une exposition, un gala, un festival ou un évènement sportif… Toutes ces questions sont des questions auxquelles vous devez répondre. Il faut avant tout aborder votre événement de manière stratégique et structurée.
Dans ce tutoriel, nous allons vous expliquer comment maximiser vos chances de réussite en communiquant vos évènements sur le web. Pour ce faire, nous avons choisi de vous présenter une de nos réalisations de site web évènementiel afin d’illustrer nos préconisations. Avec cet exemple, l’explication sera plus concrète, c’est pourquoi nous avons choisi le site web du salon ITECHMER que vous pouvez visiter sur ce lien. Ce salon à vocation internationale est destiné aux professionnels de la pêche et a lieu au Palais des Congrès de Lorient, tous les deux ans.
Sommaire
1) Définir vos objectifs
En premier lieu, il faut faire un bilan de l’existant. Définir quelle est votre légitimité sur la thématique de l’évènement abordé. Il paraît évident qu’une entreprise de plomberie organisant le salon du mariage local ne fera pas d’étincelles, quoique… ;) Pour notre exemple ITECHMER, le rendez-vous international des professionnels de la pêche obtient toute sa légitimité puisqu’il se passe près de la mer en Bretagne et est porté par le territoire et ses acteurs maritimes, notamment grâce au dynamisme du port de pêche de Lorient-Keroman.
Ainsi, si vous bénéficiez déjà d’une certaine notoriété ou êtes reconnu comme expert dans votre domaine d’activité, vous gagnerez évidemment en force et en impact lors de la promotion de votre évènement. Votre connaissance du milieu et votre réseau vous faciliteront la tâche alors assurez-vous que vous êtes en accord avec le type d’évènement que vous souhaitez organiser.
Avant d’entreprendre toute démarche commerciale, de partenariat ou de réservation de lieux, il faut avant tout fixer un ou des objectif(s) qui devront être le(s) plus précis possible. Définir ses objectifs SMART (schéma ci-dessous) est la première étape d’un plan marketing réussi.
Spécifique : Définissez votre objectif marketing global en une phrase.
Mesurable : Combien de visiteurs ? Combien de devis signés ? Combien de clients ?
Atteignable : Assez grand pour être un défi tout en restant acceptable et accessible.
Réaliste : En fonction de votre investissement, soyez à la hauteur de vos ambitions !
Temporel : En combien de temps aimeriez-vous atteindre cet objectif ?
Cela ne reste bien entendu qu’une première approche, il faudra avant tout tenir compte de vos ressources et du potentiel du marché. Comme cet exemple, vous devez pouvoir résumer en une phrase vos objectifs.
Exemple d’objectif SMART :
« Obtenir 200 réservations de stands d’exposants via le formulaire du site web,
3 mois avant l’ouverture du salon. »
2) Définir votre cible
Ensuite, pour le bon déroulement de l’évènement, vous devez définir une cible qualifiée, c’est primordial ! Dans cette réflexion, il faut se mettre dans la peau du persona de votre évènement. Ici, l’empathie doit être le maitre mot. Pour cela, il existe de nombreux outils de création de persona, nous avons retenu celui disponible sur le site de Hubspot (leader/inventeur de l’Inbound Marketing). Cet outil s’appelle Make My Persona que vous trouverez sur ce lien. Et n’oubliez pas, mieux vous connaissez votre cible, mieux vous pourrez la satisfaire. Voici ce qu’on peut proposer comme profil de persona pour le salon ITECHMER : 
Maintenant que l’on connaît bien notre profil de visiteur, exposant et/ou partenaire, on peut entrer davantage en profondeur :
Qui voulez-vous toucher en premier ? Les exposants, les visiteurs, la presse ? Tout le monde…
Comment catégoriser cette cible ? Vous le savez, on touche de manière différente les professionnels et les particuliers…
Quelles sont ses attentes ? Quelles solutions peut-on lui apporter ?
Vous pouvez récolter des informations en interrogeant votre persona avec un formulaire. Si vous appartenez au milieu, questionnez votre entourage, menez l’enquête ! Ainsi vous obtiendrez des informations, des conseils.
Alors que souhaitez-vous lui proposer ? Je souhaite…
Proposer… Transmettre… Divertir… Convertir… Fidéliser… Fédérer…
Notre seule préconisation ? Répondre à un besoin, celui de la cible tout en répondant à ses/vos objectifs. Par exemple, le salon ITECHMER est une véritable vitrine du secteur des professionnels de la pêche, en matière de développement et d’innovation. C’est donc un rendez-vous économique et institutionnel où il faut proposer des occasions d’affaires et d’échanges et où l’on doit aborder les réelles problématiques du secteur.
3) Diffuser votre évènement sur le web
Avant l’événement
- Créer un site internet pour votre évènement
Il n’existe pas toujours de site web pour un événement, c’est pourtant une véritable vitrine et un excellent support de communication. Le site web événementiel vous permet de gagner en notoriété, de communiquer sur les activités proposées, les speakers, intervenants, partenaires, mais aussi sur le déroulement de votre événement, les infos pratiques… C’est aussi une façade aux couleurs de votre activité, qui vous permet d’assoir votre identité. Chez Lamour du Web, nous avons fait du web notre métier, autant vous dire que nous n’avons pas fini d’en trouver les points forts ;). Cependant, il y a de nombreuses contraintes techniques et de temps pour sa mise en place. Le planning ou plan de communication n’est pas toujours bien défini, on ne sait pas quelle est la meilleure arborescence et surtout quel menu choisir, quels médias placer à quel endroit…. L’autre avantage d’un site web événementiel comme ITECHMER est que d’une année à l’autre le site web est sur la même url et donc garde son référencement. Finalement, son coût se répartit sur ses différentes éditions. Certaines améliorations, changements et mises à jour sont apportés, mais le site web et la structure restent les mêmes. Tout ce travail de réflexion a été réalisé pour la première édition et peut ensuite être optimisé au fur à mesure des suivantes.
- Créer et partager votre évènement sur Facebook
Facebook est un outil puissant pour la promotion d’un événement. Du petit événement local au mondial de l’automobile à Paris, il vous permet de communiquer, d’évaluer la participation, mais c’est aussi un moyen d’échanges et d’interactions pour vos futurs visiteurs. Il doit être un véritable résumé de votre événement. Identité, description, infos pratiques, liens vers la billetterie…
- Créer une landing page
Une landing page ou page d’atterrissage est une page calibrée pour convertir. Elle contient une action directe, souvent une inscription, un formulaire de contact (générant ensuite un mailing, une participation à un jeu-concours, une inscription…) Et vous, quelles actions souhaitez-vous mettre sur votre site ?
- Recruter des exposants
Rédiger un formulaire en demandant les informations essentielles tout en les rendant obligatoires. Exemple de bonne pratique, placer une réassurance en dessous. Comme pour ITECHMER avec une question « Plus de 200 exposants, pourquoi pas vous ? »
- Préparer une stratégie de billeterie
Vous souhaitez vendre des billets en ligne ? Il existe des supports comme Weezevent, Digitick, Yurplan… relativement simples à configurer pour la gestion de votre billetterie en ligne.
La vente sur le site web vous permet de faire rentrer de la trésorerie, mais aussi de vous donner une aperçu de l’ampleur de l’événement.
Voici une liste de bonnes pratiques pour votre stratégie de billetterie :- Vendre vos billets grâce à une tarification intelligente. En effet, beaucoup de personnes sont partisans d’un achat de billet de dernière minute et se retrouve parfois à ne pas pouvoir y participer. L’idée d’une stratégie de tarification progressive est de stimuler l’achat et donc le remplissage de votre événement ! Dans cette stratégie on appelle les premiers billets « early birds » traduit « lève tôt » et ils correspondent aux premiers billets mis en vente par l’organisateur. Ce sont donc des billets à prix réduit à durée ou quantité limitée.. On communique ensuite Ensuite, on applique une deuxième vague de billetterie, voir une troisième… En voici un exemple :
– Proposer à certains collaborateurs et visiteurs dévoués une « formule spéciale ». Vous pouvez aussi communiquer sur la manière de bénéficier de cette formule pour le prochain évènement, ce qui peut créer un certain engouement, une fidélisation.
– Proposer un prix sur place plus cher, voir ne pas proposer d’achat sur place.
- Faciliter le travail de la presse
Deux actions essentielles à mettre en place :1) Rédiger un communiqué de presse et envoyer un emailing à la presse locale
2) Proposer du contenu destiné à la presse sur le site : Un contact dédié, votre charte graphique, un dossier de presse téléchargeable en pdf…Exemple d’un article de presse pour ITECHMER :
Exemple de dossier de presse en téléchargement ici : Dossier de presse ITECHMER 2019 ?Vous l’avez compris, tout ce qui facilitera le travail des journalistes et des médias…
- Teaser vidéo
Le teaser vidéo de votre événement doit être court (moins d’une minute) et délivrer les informations essentielles. Il permet de communiquer les informations de votre événement de façon dynamique, c’est un vrai plus !
Pendant l’événement
Communiquer et faire vivre l’évènement le jour du salon. Récolter les commentaires en direct des participants et des exposants. Vous devez être visible ! Pour cela :
- Faites des vidéos lives. Ce sera toujours intéressant pour ceux qui n’ont pu répondre présent le jour de l’événement.
- Partagez des photos et surtout interagissez, réagissez sur aux publications et tweets qui parle de vous. Mais pas tous on est d’accord ?
- Prenez des photos, des vidéos, cela pourra toujours servir pour votre communication d’après événement.
Astuce : ne pas oublier de tagger l’événement avec un hashtag #evenement et inviter vos visiteurs, collaborateurs et partenaires à le faire. Et n’oubliez pas : un hashtag ne doit comprendre ni accent, ni caractère spéciaux.
Après l’évènement
Une fois terminé, il est temps de faire un bilan. Quantifier les retombées, les résultats et communiquer vos réussites
– Rédigez un reporting de l’évènement et des remerciements.
– Récolter et diffuser des témoignages dans un but d’amélioration.
Astuce : N’oubliez pas de suivre votre évènement avant, pendant et après, via un outil de veille/de suivi comme « Google Alert ». Choisissez le nom du salon ou de l’événement que vous organisez et vous recevrez une notification sur votre boîte mail dès qu’un article ou du contenu parle de vous sur le web.
4) Quelles informations mettre sur un site web évènementiel ?
- Il est important de catégoriser le site en fonction du visiteur de votre site web et de proposer le contenu qui lui correspond. Par exemple, du contenu :
– Pour les visiteurs, particuliers ou professionnels (Présentation, infos pratiques, contenu du salon…).
– Pour la presse (Communiqué presse, charte graphique, contact…)
– Pour les partenaires (Infos pratiques, conditions, avantages du partenariat, contact…)
- Ci-après, nous avons listé pour vous toutes les données essentielles d’un site web événementiel :
– Nom du salon et/ou logotype
– Ville / Lieu
– Thématique
– Possibilité multilingue (dans le cas d’un salon visant un public international)
– Date(s)
– Horaires
– Programme
– Les exposants
– Les partenaires
– Les speakers
– Les animations et temps forts
– Infos pratiques
– Prix
– Liens vers une billetterie (si besoin)
– Liens vers les réseaux sociaux
– Billetterie en ligne
– Map (Parking, accès, plan exposants…)
5) Quel budget pour créer mon site web évènementiel ?
Voilà une question importante ! Évidemment, suivant le type de site souhaité le budget varie. Un site web nécessite de nombreuses compétences. De la conception à la mise en ligne, en passant par la communication marketing et le référencement de votre site… L’essentiel est que votre investissement corresponde aux objectifs définis précédemment.
On parlera ici du triangle « Qualité – Coût – Délai« , ça vous dit quelque chose ? C’est un outil indispensable utilisé pour la gestion de projets. Pour résumer très brièvement, si on augmente le coût et le temps de production de notre site web, on augmente sa qualité ! Ce sont les trois facteurs les plus importants et les plus déterminants, chacun d’entre eux influençant l’autre pour former un triangle plus ou moins équilibré. Aucun ne doit être négligé !
6) Erreurs à éviter
Procrastination ! Et oui demain c’est déjà aujourd’hui, le gros travail d’un événement se fait en amont de celui-ci. Le secret ? L’anticipation ! Mieux vous serez préparé, mieux vous pourrez souffler le jour J.
Une autre erreur courante : ne pas savoir déléguer ! À vouloir trop faire, on se perd dans la liste interminable de ses actions. Restez concentré et entourez-vous de collaborateurs sur qui vous pouvez vous reposer et à qui vous pouvez déléguer vos actions.
Finalement, la création d’un événement et surtout sa promotion sur le web se fait par de nombreuses étapes. Pour résumer, sa réussite passera par :
– Votre légitimité sur l’événement
– La compréhension du visiteur, exposant, partenaire…
– Les moyens techniques et humains mis en place
– Le bon timing
– Le budget adapté
– Le potentiel du marché
– L’offre adaptée à la demande
– Votre motivation
Vous avez besoin d’être accompagné sur la création de votre site web événementiel ? On peut vous aider ! 😉