Automatisation des tâches administratives chez Family Sphère

Nathalie Fauchart s’est retrouvée seule, du jour au lendemain, pour gérer l’agence. Par conséquent , il a fallu trouver une solution pour alléger les tâches administratives, tout en gardant une véritable qualité dans la réalisation du service…

 « 150h de travail gagnées par an ! »

Qui êtes vous Nathalie ?

Nathalie Fauchart, 35 ans d’expérience dans la gestion comptable, administrative et financière. Mon dernier poste était Responsable Administratif et Financière dans le domaine de la santé.

Pouvez vous nous présenter “Family Sphère” ?

Family Sphere est un réseau nationale créé en 2006 ayant une centaine d’agence de franchisé indépendant dans le domaine de la garde d’enfant à domicile. Ce projet reflète ma volonté d’accompagner les personnes dans leurs garde d’enfants, avec de “véritables valeurs humaines”.

Quels sont les défis à relever aujourd’hui dans votre activité ? 

Mon défi actuel est d’assurer l’implantation de l’agence quimper et d’effectuer un recrutement pertinent, pour offrir un service de qualité à mes clients.

Combien d’employés avez-vous ? 

L’agence dispose de 10 Salariés au 1er Septembre 2020.

Quel sont vos cibles ? 

Toutes les personnes ayant de l’expérience dans le domaine de l’enfance, mais les profils sont variables (job étudiant, complément de salaire, complément de retraite, reconversion et demandeur d’emploi).

Comment avez vous découvert notre service d’automatisation ? 

Ma première approche est venu d’un problème de messagerie. C’est le réseau efficia qui m’a parlé de Lamour du Web. Ensuite c’est la volonté de se consacrer à l’essentiel du recrutement et de diminuer le temps de tâche chronophage, qui m’a conforté dans la démarche.

Quel a été le fait déclencheur pour mettre en place la solution d’automatisation ? 

Suite à un échange à mon agence avec Frédéric Lamour, il y a eu un audit de fait sur les différents axes d’amélioration possible afin de gagner en performance, en stratégie et en temps.

Quels facteurs avez vous pris en compte avant de choisir cette solution ?

Du jour au lendemain je me suis retrouvée seule pour gérer l’agence et par conséquent il a fallu réfléchir et trouver une solution pour alléger les tâches en gardant le niveau de qualité initial.

Aviez-vous des craintes avant la mise en place et étaient-elles fondées ? 

Non pas de peur particulière, puisqu’on à travailler en amont les scénarios, et parce qu’il y a eu de l’écoute mutuelle et de la réactivité à chaque complication.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans ce service ?

Le gain de temps, et la réduction presque totale des tâches chronophages. Je peux désormais me concentrer sur l’essentiel du recrutement « L’entretien et l’échange constructif avec le candidat ».

Quels étaient les principaux points faibles de votre processus avant d’utiliser notre service ?

J’avais une gestion longue et chronophage avant d’effectuer des entretiens de candidature. Il y avait également le risque d’oubli d’envoi des e-mails et d’erreurs dans les dates et heures de rendez-vous. Ce qui m’obligeait à réagir très souvent dans l’urgence…

En utilisant notre service, pouvez-vous mesurer les améliorations de productivité ou les gains de temps ?

Pour le moment c’est une pratique assez nouvelle, donc les candidats ont un peu de mal à remplir le formulaire mis en ligne (il y a encore un peu déperdition). Ceci étant dit par rapport à avant, je gagne environ 30 minutes par candidat, voir même un peu plus ! Si je fais un petit calcul sur un an (300 candidats à raison de 30 minutes par RDV), cela représente un gain de temps de 150 heures de travail sur une année.

Comment décririez-vous notre service si vous l’expliquiez à un ami ? 

Une entreprise qui vous aide à supprimer les tâches chronophages au sein de votre organisation, pour utiliser ce temps sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Comment notre service va t-il aider votre entreprise à atteindre ses objectifs ? 

Au travers de l’audit effectué, il y un fil conducteur sur des améliorations futures. Il permet d’avoir une projection sur du long terme et donc de planifier les projets et les coûts.

Y a-t-il des cas d’utilisation possibles, que vous imaginez désormais, et qui pourraient être réalisés dans un avenir proche ? 

Aujourd’hui je réfléchis à investir sur notre site web, et à y intégrer l’automatisation, pour avoir un sourcing cadré et moins onéreux.

Témoignage de Nathalie Fauchart – Family Sphère.

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